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Comment bien travailler à distance et en équipe ?

— Article en partenariat avec talent.io

Avec l’arrivée du Covid dans nos vies, le monde du travail a été énormément chamboulé. Le travail à distance depuis chez soi pour les métiers de bureau, notamment dans la tech, est devenu la norme. En effet, mis à part certains managers en mal de contrôle, rien ne s’oppose techniquement à ce que les gens qui passent leur journée à coder ou à faire du travail bureautique puissent le faire depuis chez eux, le plus souvent dans de meilleures conditions que dans un open space bruyant.

Toutefois, travailler à distance, ce n’est pas non plus quelque chose de simple. Il y a des codes à respecter et des petites choses à savoir notamment au sujet de la communication pour que cela se passe le mieux possible au sein des équipes. Dans cet article, je vais donc relever différents aspects qui me semblent importants lorsqu’on est développeur et qu’on travaille à distance ET en équipe. L’idée c’est que le boulot se fasse dans les meilleures conditions et que chacun soit épanoui dans son travail, malgré l’aspect « remote ».

Avant de rentrer dans le vif du sujet, il faut quand même que vous sachiez que travailler à distance et en équipe est terrifiant pour certains patrons de boite ou chefs de projets, mais pourtant, c’est la norme dans de nombreuses sociétés à succès de la tech comme Zapier, Mozilla, Buffer, ou encore Gitlab qui fonctionnent à 100% avec des équipes distantes et cela depuis bien avant le COVID. C’est une réalité qui d’ailleurs se généralise de plus en plus.

Travailler à distance présente de nombreux avantages pour les salariés. Cela permet plus de souplesse sur l’emploi du temps et de choisir le cadre de vie et de travail qui nous correspond le mieux. Mais il faut aussi bien intégrer cette notion d’équipe et respecter les autres et leur emploi du temps.

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Apprendre à communiquer

La communication est la pierre angulaire d’une équipe distante qui fonctionne. Le temps et l’attention de vos collègues étant limités, il faut apprendre à communiquer les uns avec les autres au moment opportun. Vous devez donc tenir compte des fuseaux horaires de chacun et mettre à plat les disponibilités et habitudes de chacun. Certains lisent leurs emails en fin de journée, d’autre en début de journée, d’autres tout le temps. Certains s’absentent de temps en temps pour faire une course. D’autres encore seront plus réactifs selon le canal de communication employé. C’est à vous de faire attention à cela pour communiquer de manière juste.

Les canaux de communications sont nombreux. Les emails, le téléphone, les SMS, les visioconf, les Slack-like…etc. Difficile pour chacun de savoir quel canal utiliser pour quel message. Il vaut donc mieux expliciter tout cela et établir quelques règles simples. Vous pouvez par exemple décider que le mode de communication par défaut est l’écrit (email) et que celui-ci doit être consulté x fois par jour. Que pour les échanges et réflexions il faut passer par Slack et que pour les urgences, c’est la visio conf qui prévaut.

D’une manière générale, pour communiquer efficacement en équipe lorsqu’on est tous à distance, il vaut mieux privilégier un mode de communication asynchrone. Tout le monde y gagnera en productivité et en bonne humeur.

À vous de voir, mais c’est un point essentiel à établir pour que chacun communique efficacement avec les autres sans froisser les susceptibilités. Savoir garder le silence et ne pas communiquer est également primordial. En effet, tout ce temps à échanger n’est pas forcement du temps à travailler. Il faut donc donner de l’espace à chacun pour réaliser son travail sans être dérangé.

Pour mettre en place tout cela, je vous recommande de vous inspirer du manifeste de Gitlab qui est très court, mais très efficace. En gros, chez Gitlab, vous devez :

  • Travailler là où ça vous plait
  • Communiquer de manière asynchrone avec les mêmes outils
  • Quand c’est nécessaire de se parler rapidement, privilégier les visioconf
  • Passer du temps entre collègues dans le monde réel
  • Penser à remercier vos collègues.

Pleins de bons conseils pour que chacun se sente à l’aise dans les échanges et dans son travail.

Pensez également à vous comporter comme un humain, même sur un chat. Dites bonjour le matin, prenez des nouvelles…etc. Il est important de garder ce côté humain, même si ça demande plus d’effort en matière de communication.

Alors bien sûr, il arrivera un moment où vous ne serez pas d’accord avec l’un de vos collègues. En cas de conflit mon conseil, c’est d’arrêter de communiquer par écrit, car cela peut laisser la place à de mauvaises interprétations, et de passer tout de suite en visioconférence, voire d’aller boire un café IRL ensemble pour discuter si cela est possible.

Également, en cas de problème, accordez toujours le bénéfice du doute à votre collègue. Si elle ou il vous semble un peu sec avec vous, c’est peut-être parce qu’il a passé une mauvaise nuit, qu’il ou elle est stressé(e) ou que le français n’est pas sa langue maternelle. Ce n’est pas forcement personnel alors n’essayez pas d’interpréter le comportement de l’autre vis-à-vis de vous et mettez de l’eau dans votre vin.

Enfin, pensez à célébrer ! Lorsqu’un membre de l’équipe ou l’équipe passe une étape, il faut fêter ça ! Cela peut être une petite séquence de GIFs animés sur Slack pour marquer le coup, ou un trophée virtuel ou ce que vous voulez. L’idée c’est une fois encore de renforcer la cohésion d’équipe en associant tout le monde à chaque petite victoire.

Ce job est-il fait pour vous ?

Pour savoir si un emploi vous convient, il est important de pouvoir le comparer avec d’autres emplois et de pondérer tous les points qui ont de l’importance pour vous (ambiance au sein de l’équipe, télétravail, salaire…etc.), afin d’avoir la meilleure prise de décision possible. Heureusement, pour vous aider, talent.io a créé un outil nommé Job Matcher. Cet outil vous aidera à évaluer votre emploi actuel et à décider si un changement d’entreprise et de poste est OK pour vous. Cliquez ici pour en savoir plus. Et j’ai fait un tutoriel ici si vous voulez.

talent.io a également publié un rapport et une analyse des salaires de la tech en 2022. Ainsi, vous saurez déterminer si votre salaire est juste ou sous évalué. Et en tant que recruteur, vous saurez également à quel salaire recruter.

Utiliser les bons outils

Évidemment, pour travailler et communiquer ensemble, nous avons besoin d’outils. Les outils ne sont pas la solution à tout, mais couplés aux bons process et à la bonne communication, ils vous apporteront beaucoup.

Le plus souvent dans les entreprises qui travaillent totalement à distance, il y a bien sûr les outils techniques liés au développement / doc / bugs comme Gitlab ou encore JIRA, mais également des outils liés à la communication.

Pour la collaboration au quotidien, le plus souvent ce sont des solutions comme Slack qui sont mises en place. Organisez votre communication en canaux pour que l’information soit plus facile à retrouver et que les discussions plus légères ne viennent pas se mélanger aux discussions techniques.

Pour le contenu et la documentation, Google Docs ou similaire. Pour le suivi du projet en mode Kanban, un Trello ou équivalent est également très apprécié. Et si vous travaillez avec des équipes qui sont dans le monde entier, se reposer sur des outils comme Fio est un bon moyen de respecter les fuseaux horaires de chacun.

Pensez également à tous les outils collaboratifs un peu annexes comme un gestionnaire de mots de passe commun ou un outil de visio conf commun (Zoom ou autre). L’idée c’est que tout le monde utilise les mêmes outils pour bosser.

Au niveau des processus de communication, si vous êtes leader de votre équipe, organisez une fois par mois, un call en one-to-one avec chacun est un bon moyen de conserver un bon relationnel et s’assurer que tout se passe bien. D’ailleurs si vous devez passer un appel téléphonique, faites-le en visio. C’est mieux de se voir pour rester connecté les uns aux autres.

Et chaque jour, sur le Slack, vous pouvez également mettre en place un petit message de « Bonjour » qui indique ce que vous avez fait la veille, ce que vous allez faire aujourd’hui et les difficultés que vous rencontrez pour que chacun puisse se caler sur votre travail et soit informé de vos avancées. Cela permet aussi de voir qui est bloqué sur une tâche et a besoin d’un coup de main. Des outils comme Status Hero permettent de faire cela de manière plus agréable.

Enfin, pensez à organiser une ou plusieurs fois par an, des séminaires ou des weekends où tout le monde peut se retrouver autour d’un verre, au resto ou dans une activité commune. Cela permet de renouer le contact et que les nouveaux fassent connaissance avec les anciens. C’est très important pour la cohésion d’équipe.

Structurer sa journée

Travailler à la maison demande également de la discipline personnelle. Il vous faut une routine pour ne pas vous égarer. N’hésitez pas à la partager avec vos collègues pour que chacun s’en inspire : Petit dej, douche, lecture, méditation, sport, pauses durant la journée…etc. L’important c’est d’avoir un rythme qui vous permettra de souffler et de ne pas tomber dans le travailcoolisme (oui, j’ai francisé comme un fifou).

N’oubliez pas non plus qu’aucun humain ou presque ne sait travailler efficacement en multitâche. Donc libérez vous de ça, et organisez votre journée et votre emploi du temps, une tâche à la fois avec des pauses entre chacune d’elle.

Évidemment, sur l’une de ces journées « idéales », il y a de fortes chances que vos collègues s’incrustent avec un coup de fil imprévu, une réunion…etc. À vous de laisser un peu de place dans votre emploi du temps pour ces demandes, mais apprenez également à dire non et à replanifier les demandes. C’est primordial pour votre bien-être et celui de l’équipe. Et le soir ou le week-end, couper les notifications, le smartphone et tout ce qui pourrait vous reconnecter au travail pendant vos heures de repos.

Enfin, en bossant à la maison, vous devez vous sentir bien, donc je vous recommande d’adopter l’environnement de travail qui vous convient. Espace de co-working, petit bureau à la maison, chaise longue dans le jardin… L’idée c’est que ce soit un endroit où vous n’êtes pas dérangé et où votre efficacité est à son maximum.

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Bien décider

Décider en équipe et à distance n’est pas une mince affaire. Lorsque vous rencontrez un problème, celui-ci peut-être complexe et impacter le travail de différentes personnes. Il faut donc bien clarifier la situation, poser le contexte et retirer toutes les zones d’ombres pour que chacun ait une bonne compréhension du problème.

Ensuite, même si la réflexion est commune, la décision doit être formulée et endossée par une personne clé de l’équipe. Le chef d’équipe ou celui qui sera en charge de l’application de la décision. Évidemment, tout cela doit être documenté pour ne pas se perdre et que chacun se renvoie la balle ultérieurement. Il vaut mieux tout centraliser dans un document ou un wiki que d’éparpiller une réflexion dans une 20aine d’emails avec une décision floue en bout de course. L’important c’est que l’information ne se perde pas, que le problème et sa solution soient limpides, qu’une personne soit responsable de sa résolution et qu’un calendrier soit établi pour sa résolution. Il faut donc lui donner de l’importance avec un écrit « officiel » afin que chacun puisse s’y référer sans avoir à tout rediscuter à chaque fois.

Et bien sûr une fois que la décision est prise, il faut ensuite la communiquer à l’ensemble de l’équipe afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Évidemment, cela prend un peu de temps, mais cela évitera les quiproquos et les zones de flou, face à certaines situations.

Conclusion

En débutant la lecture de cet article, vous vous attendiez peut-être à une liste bête et méchante d’outils pour travailler en équipe. Mais finalement, travailler en équipe et à distance est surtout une science humaine.

Travailler à distance demande de la discipline, une routine et un cadre de travail propice ce qui n’est pas forcement simple quand les distractions sont nombreuses ou que nous sommes de nature désorganisée. C’est à nous de nous créer notre propre cadre et c’est déjà un challenge à part entière.

Mais quand en plus, l’aspect travail en équipe vient s’ajouter au télétravail, ça complexifie encore plus les choses. On doit à la fois être capable de fonctionner en autonomie, tout en composant avec les autres. C’est un double challenge, mais c’est parfaitement réalisable, car il suffit d’être attentif. Attentif à soit et à son rythme, mais également être attentif aux autres et prendre en compte leur planning, leur charge de travail, leurs doutes…etc.

Nous sommes confrontés toute la journée à des algorithmes à travers nos écrans, et il faut un bon niveau de conscience et d’effort pour rester humain avec les humains et ne pas les considérer comme des algorithmes de plus.

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